商丘师范学院会议室使用管理办法

商丘师范学院会议室使用管理办法

 

为进一步规范会议室的使用管理,提高使用效率，更好地为会议和接待提供服务，特制定本办法：

一、会议室概况

会议室名称        地点      座席数       主要功能、设备

第一会议室    一号楼103    260        多功能（多媒体、音响各一套）

第二会议室    一号楼102 24       职能部门会议

第三会议室     一号楼202 12       小型接待

外事接待室   一号楼317 24      大型外事接待（音响一套）

第五会议室    一号楼302 24       党委会

第六会议室     一号楼402 16       院长办公会

第七会议室    一号楼417 60       音响设备一套

二、使用范围及原则

1、 第一、第七会议室主要用于由校领导主持召开的各种会议、学术研究会议及大型干部会议等。

2、第二会议室主要用于由校领导主持的部门会议及职能部门召开的各种中小型会议。

3、第三会议室、外事接待室主要用于接待上级领导及校级客人等外事活动。

4、第五、第六会议室为学校领导专用会议室，主要用于领导班子会、党委会、院长办公会。

5、会议室原则上不外借。如有特殊需要使用，需经院主管领导审批。

三、申请程序

    各二级单位、职能部门使用会议室须向院长办公室(第五会议室向党委办公室)预约申请（大型会议提前三天，一般会议提前一天），登记并经批准后方可安排使用。具体申请程序如下：

1、使用单位填写《会议室使用申请单》，填好、盖章后交至院办行政科备案。

2、 经主管领导审批后回复。

3、 双休日或节假日使用会议室须在工作日预约申请（寒暑假除外）。

  4、 因未办理登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议等后果，由联系部门负责。

四、使用注意事项

1、会议室使用必须提前预约，不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。

2、 优先使用原则：内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；列入学期工作计划的会议优先使用；若各单位预定的会议室与学校临时性重要会议发生冲突，则全校性会议优先使用。

3、 会议室使用期间的防火、防盗、防灾等安全责任由使用单位负责。

4、 会议室茶水服务仅限于领导和贵宾；会议室内的桌椅及多媒体等音像设备在使用期间损坏的，均应按价赔偿。

5、 会议室使用完毕后须及时通知院办行政科。

五、本办法由院长办公室负责解释，自颁布之日起执行。