商丘师范学院文件材料归档工作规范

商丘师范学院文件材料归档工作规范

  一 、 预归档

  1 . 根据原国家教委1989年10月6号令《普通高等学校档案管理办法》第五章第20条“实行文件材料形成部门、课题组立卷制度” ， 学校各院(系 、部 )、校直各单位均为归档部门。

  2 . 各归档部门根据文件材料形成规律， 按 照《商丘师范学院档案归档范围和保管期限表》 (院发［2002］22号) ，预先编制归档类目。

  3 . 各归档部门要将平时办理完毕的文件，随时按照类目分别整理，定期向学校档案馆移交。

 二 、 整理归档分工

  1 . 全校性、综合性的文件材料由党委办公室、院长办公室负责立卷，其他党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像等门类的归档材料由形成材料的部门负责整理归档。

  2 . 上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并整理归档，其余的上级来文由党委办公室、院长办公室负责归档。

  3 . 归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责整理归档，非主办部门负责提供相关材料。

  4 . 党代会、党委会、党委扩大会 、 院长办公会所形成的材料，由学 校 党委办公室、院长办公室分别整理归档，职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位整理归档。

  5 . 临时机构、撤销机构形成的材料，应 在 机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。

  三 、 收集文件材料

   (一)  按照以下原则和重点并根据归档范围，在平时积累归档的基础上收集文件材料：

  1 . 收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值,具有参考或凭证作用。能够反映学校各职能部门活动的全过程。保证材料完整、准确、系统。

  2 . 收集的重点是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。

   (二)  以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：

  1 . 上级机关普发供参阅、不办理的文件材料；  

  2 . 上级机关发来供工作参考的抄件；

  3 . 上级机关征求意见未定稿的文件；

  4 . 重份文件；

  5 . 无查考利用价值的事务性、临时性文件；      

  6 . 未经会议讨论、领导审阅、签发的未生效的文件、合同、协议、一般性文件的历次修改稿 和 打印文件的各次校对稿；

     7 . 从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料；

    8 . 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

     9 . 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

     10 . 为参考目的从各方面收集的文件材料；  

     11 . 本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；

     12 . 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料 。

  四 、 归档的原则和方法：

   (一)  原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。

   (二)  方法：以件整理归档。

   1 . 文书文件的正本与定稿、正件与附件作为一件。

    2. 各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。

   3. 原件与复印件或手抄件作为一件。

  4. 转发与被转发文件作为一件。

  5. 请示与批复、报告与指示、问函与复函等来往文书作为一件。

  6. 归档文件中文与外文作为一件。

    7. 分年度：

   (1) 一般的文件材料，放在其形成年度归档；

   (2) 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，归入文件内容针对的年度；

   (3) 长远规划放在文件内容针对的头一年；

   (4) 多年的总结放在文件针对的最后一年；

   (5) 跨年度的案件，放在结案的一年；

   (6) 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；

   (7) 法规性文件归入公布和批准年度；

   (8) 按学年处理的文件归入专门年度；

   (9) 科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。  

    8. 分保管期限

    各部门在整理归档材料时，可按 文件的参考价值，将文件材料按永久、长期、短期分开。

   9. 归档文件的排列

    归档文件材料按事由、重要程度或时间顺序排列。

    上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级来文集中排列在之后。

    同一件文件材料按正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;结论性材料在前，依据性材料在后的排列装订。

    同一年度的请示与批复、函与复函排列在一起归档，批复在前,请示在后；批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏注明参见号。

    其他文件材料按文号或时间顺序排列。

 五 、 检查归档文件质量

  1 . 检查归档文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。

  2 . 检查归档文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

  3 . 检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签。

  六 、 装订

  1 . 先检查归档的文件是否按16开或A4规格大小形成，若不是则需裁切、贴边、折边成16开或A4规格。

  2 . 拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本件文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要折叠。装订文件较薄(2-39页)的用左上角装订，文件较厚(40页以上)采用三孔一线，用棉线左侧装订。   

  3 . 成卷装订的归档文件在装订前编页号，卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编一个页号,页号的位置在 每面材料非装订线一侧的 下角。并在首页的右上角加盖归档章。

  4 . 以件为单位的归档文件材料，在每件文件的右上角加盖归档章。  

  七 、 填写卷内文件目录、归档文件目录、备考表、盒封面

   (一)  文件目录位于卷内文件之前，必须打印和报盘。

   1. 件号：以归档文件排列先后顺序填写件号；

   2. 文号：文件制发机关的发文字号；

   3. 责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者；

   4. 题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件,应概括出主要内容写为“[校长办公会议纪要]”；

   5. 字号：四号仿宋字体。   

  6. 日期：文件的形成时间，以阿拉伯数字为准。例： 19981019

   7. 页数：每份归档文件总页数。

  (二)  卷内备考表位于卷内文件之后，必须打印或用黑墨水填写。

   1. 本盒(卷)情况说明：填写文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。  

      2. 整理人：由组成本卷 (件) 的专、兼职责任者签名。

   3. 检查人：由对归档文件进行审核的责任者签名。

   4. 立卷时间：填写完成立卷的日期。

  八 、 移交档案

   (一)  归档验收：根据有关标准进行验收。移交档案时，交接双方当面检查，对不符合要求者，学校档案馆有权退回，限期改正后重交。

  (二) 移交手续：移交时填写移交目录，移交目录一式三份。立卷部门留一份备查，另两份交学校档案馆备查。

   (三) 归档时间：

   1. 党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。

   2. 教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作。

   3. 科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。

 4. 财会档案由财会部门保管两年后，于次年六月底前由财会部门完成立卷归档工作。