商丘师范学院档案管理暂行办法

商丘师范学院档案管理暂行办法

院发［2002］21号文件，2002年12月16日印发

 

第一章　总则

 

第一条　为加强我院的档案工作，充分发挥档案在学院事业发展中的作用，使之更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》，结合我院工作实际，制订本办法。

第二条　本办法所称的档案是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

第三条　档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是衡量学院管理水平的一个重要标志。档案工作纳入学院整体发展规划，列入年度工作计划，要加强对档案工作的领导和管理，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

    第四条　档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第五条　全院教职工有保护档案的义务和利用开放档案的权利。

 

第二章　体制与机构设置

 

第六条　学院设立档案馆，各门类、各载体的档案由档案馆集中统一管理。情况特殊的部门，经院领导批准后，可设立档案分室，但必须明确专人，实行统一管理分级保管。

第七条　学院档案工作由一名院领导分管，各部门应明确一名负责人分管本部门档案工作，并配备兼职档案员，负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作。

 

第三章　档案工作的性质与任务

 

第八条　档案馆是学院档案工作的职能管理部门，负责本院档案的永久保存和提供利用。

第九条　档案馆的基本任务：

1、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全院档案工作。

2、制订本院档案工作规章制度，监督、指导、检查各部门执行情况。

3、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料。

4、开展档案的开放和利用工作。

5、参加信息工作整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

6、参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

7、培训全院专兼职档案工作人员。

8、开展档案宣传工作。

9、接受上级档案部门的指导、监督与检查。

10、完成院领导交办的其他任务。

 

第四章　档案工作人员

 

第十条　档案工作应配备素质高、业务精，具有中专以上学历和一定专业知识、职称结构合理、人数与工作相适应的档案工作人员。

第十一条　各部门配备的专职或兼职档案工作人员，在一定时期内应相对稳定。

第十二条　档案人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案工作，忠于职守，勇于创新，严守机密。

第十三条　档案工作人员要认真学习档案业务知识，现代管理知识及自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。

第十四条　档案工作人员（专、兼职）属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。非档案工作人员不得参加档案专业技术职务的评聘。各级领导要加强对档案干部的教育、培养和考核，档案干部应保持相对稳定，一般不调离档案部门。

 

第五章　经费、库房、设备

 

第十五条　档案工作所需经费，应列入学院预算，统筹解决。

第十六条　学院为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房，库房内应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十七条　根据工作需要，学院有计划地为档案馆配置必要的档案存储和提供利用所需的设备，逐步实现档案管理的现代化。

 

第六章　档案的收集与归档

 

    第十八条　学院各部门必须按照国家有关规定，对应当归档的各类材料整理、立卷，按要求及时向档案馆移交，任何部门或个人不得以任何理由不交，更不得据为己有。

第十九条　档案收集的范围是党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产和科技开发、出版、外事、财会等方面的文件材料，及反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料等。

第二十条　学院档案严格实行由文件形成或文书处理部门及课题组立卷归档制度，各部门应做好归档前文件材料的收集整理工作。

第二十一条　各部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知档案馆的工作人员参加，以便对应归档的文件材料进行审查验收，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予鉴定验收，不得申报成果。

第二十二条　归档的文件材料应质地优良、格式统一、手稿字迹工整、书写规范、符合有关规定。

第二十三条　归档时间：党政部门和能按年度归档的部门，应在次年6月底前归档；教学部门和能按教学年度归档的部门，应在次学年寒假前归档；科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后，两个月内归档。财会档案、职工死亡档案的归档时间按有关文件规定执行。

第二十四条　接收档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。

 

第七章　档案的管理与利用

 

第二十五条　档案应根据教育部的规定，编制学院档案分类方案及档案保管期限表，对各类档案进行科学分类、编号，编制多种形式的检索工具，提高利用效果。

第二十六条　档案馆应建立健全各项规章制度，抓好制度的贯彻落实，确保档案管理工作的规范化、科学化。

第二十七条　档案馆应认真做好档案的鉴定工作，对保管期限已到的档案，要组织有关部门的同志进行鉴定，凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册，报分管院领导审批。任何部门和个人不得擅自销毁档案。

第二十八条　档案馆应做好档案的统计工作，确定专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和馆内各种数据按上级主管部门的要求及时报送各种报表。

第二十九条　档案馆应做好档案的安全保密工作，凡涉及到学院机密和专利的档案，不得对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经院分管领导同意，按规定办理借、查阅手续。

第三十条　档案馆对开放的档案应会同有关单位，认真审查内容，报分管院领导批准后，分期分批向社会开放。未经档案馆同意，任何部门和个人无权公布。

第三十一条　凡利用馆藏档案，均应按档案馆规定办理利用手续，填写档案借（查）阅登记簿，对校外单位或个人利用档案者，应按照规定收费。

第三十二条　档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，配合有关部门编写重要参考资料。

第三十三条　档案馆应纳入学院信息管理网络，以便充分发挥馆藏档案信息资源的作用。

第三十四条　档案馆应认真组织学术理论研究，参加本系统的档案学会、研究会活动，交流档案信息，实现资源共享。

第八章　考核、奖励与处罚

第三十五条　学院建立健全档案工作考评制度，考评结果与有关人员的业绩考核直接挂钩。

第三十六条　档案工作纳入学院年度考核，对考核优秀者和在档案工作中做出突出成绩者，应给予表扬和奖励。

第三十七条　有下列行为之一者，根据情节轻重，对直接责任人给予行政处分；情节严重构成犯罪的，应追究刑事责任：

1、损毁、丢失档案造成档案损失的；

2、应归档的文件资料据为已有的。

3、涂改、伪造档案的；

4、擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

5、倒卖、出卖档案的；

6、携带禁止出境的档案及其复制件出境的。

 

第九章　附则

 

第三十八条　本办法由院档案馆负责解释。

第三十九条　本办法从公布之日起执行。